Эффективный direct-маркетинг – правила написания эффективного e-mail

Многие из Вас знают про маркетинг рассылок – direct маркетинг и применяют его на практике, рассылая деловые предложения, информационные письма  и другие виды деловой корреспонденции. Однако, не все знают, качественно повысить эффективность эффективность таких писем.

Также практически все задают вопросы специалистам и обращаются в службы поддержки посредством электронной почты, однако не многие знают, как правильно написать e-mail, что бы быстро получить адекватный ответ на свой вопрос.

Именно поэтому в статье рассмотрим правила написания e-mail, которые позволят получать ответы на свои письма и повышать эффективность direct маркетинга.

Из-за резкого развития Интернета, количество классической (бумажной) почты стало резко уменьшаться. В дополнение к этому, политика пользования чатами, мессенджерами (icq) и остальными системами общения  позволяет писать без  соблюдения грамматики, орфографии, пунктуации и соблюдения статусов и возрастов. Все это привело к постепенному переносу данного формализованного общения в деловую переписку.

Именно поэтому более чем половина всех писем не будет прочтена после того, как читающий обнаружит неформальный сленг и т.д.

Для того, что бы избежать подобных ошибок, рассмотрим как правильно написать e-mail (под эффективным е-mail подразумевается то, что посредством его будет выполнено запланированное действие — получен ответ на вопрос,человек будет проинформирован и т.д.).

Правила написания эффективного e-mail:

  • Обращаемся на «Вы»

Часто встречаю мнение, что на «Вы» уже обращаться не стоит. Я согласен, когда дело касается дружеской переписки, однако, когда дело касается делового общения – то называем собеседника только на Вы. Это покажет Ваше уважительное отношение к человеку, настроит его на серьезный лад.

Психологи говорят, что оказанное уважение к человеку всегда возвращается, т.е. если мы обратимся к человеку на Вы и покажем его значимость для нас, то как минимум тем самым сообщим ему, что наши намерения серьезны и настроим его на деловой лад (в последнее время постоянно обсуждается, что не стоит обращаться к равному по статусу на Вы, однако, если вы задались вопросом как правильно написать е-mail, то давайте придерживаться старых правил — ко всем на Вы — это же не сложно, правда?)

И еще одно замечание насчет написания Вы с заглавной буквы – запомните, «Вы» — мы пишем, когда обращаемся к одному человеку, «вы» — когда обращаемся к группе людей.

  • Правило двух строк.

Данное правило гласит – постарайтесь в первых двух строках объяснить основную тему письма. Тем самым вы достигаете двух целей:

1. Вы позволяете человеку быстро понять тематику письма и настроиться на нее. Как вариант – человек может по первым двум строкам понять, интересна ли ему эта тематика и ответить сразу, а не потерять время на прочтение всего письма и подумав, что он потратил на это достаточно времени – переместить Ваше письмо в спам.

2. Первыми строками вы заинтересовываете  читателя вашего письма и заставляете его прочитать его до конца.

  • Цените чужое время.

Задавая при написании e-mail вопрос или предлагая услуги, вы тем самым тратите время человека. Покажите ему, что вы цените это, например, фразой «Заранее благодарен за уделенное мне время»

  • Благодарите получателя письма.

Выражение признательности за прочтение Вашего письма или ответ на Ваш вопрос – та мелочь, которая позволяет расположить к себе собеседника.

Не поленитесь, напишите благодарность за внимание в конце письма.

Также благодарностью вы даете понять собеседнику, что обратились именно к нему, так как заранее знаете, что он может Вам помочь.

Тем самым, человек польщен тем, что его мнение цениться и с большой вероятностью, даже если не знает ответа на вопрос, будет его искать.

  • Обязательно заполняйте тему письма.

Тема письма должна содержать краткий и понятный текст, описывающий его суть. Тем самым Ваш собеседник может определить тематику письма еще до его открытия. Это позволит минимизировать шанс удаления Вашего письма или отправления его в спам.

  • Указывайте в письме, откуда у Вас реквизиты или адрес почты собеседника, расскажите, как Вы смогли на него выйти.
  • Пишите письма людям, которые могут Вам помочь.

Т.е. не стоит писать письмо главному инженеру о предложениях по закупке, когда заранее известно, что решение принимает директор. Пишите сразу последнему. Если письмо не входит в компетенцию специалиста, то оно скорее всего останется без ответа.

Исключение могут быть письма, в которых вы просите порекомендовать Вам нужного специалиста.

  • Краткость – сестра таланта.

В письме пишите только основную суть идеи, вопроса или предложения. Во-первых, большое письмо требует большего времени для прочтения, во-вторых – лишняя информация ухудшает восприятие основной идеи.

Если есть необходимость донести дополнительную информацию – разместите ее в приложении и сообщите об этом в письме.

  • Не извиняйтесь все время!

Главной ошибкой  большинства писем является то, что уже с первых строк мы начинаем извиняться – «Простите за беспокойство», «Я знаю, что вы заняты, но можно ли мне спросить» и т.д.

Извиняясь с самого начала, вы показываете свою зависимость от собеседника и на подсознательном уровне говорите ему, что не уважаете себя. Поэтому меньше извиняйтесь, показывайте, что цените себя и свою компанию, но тем не менее благодарны за помощь собеседника и ценим его как специалиста..

Например, начинаем письмо со строк – «Здравствуйте, Вы известны как профессионал в области N и поэтому мы УВЕРЕНЫ, что вы сможете….»

  • Соблюдайте пунктуацию и грамматику при написании e-mail.

Могу сказать, что если письмо начинается со слова «ИзвЕните», «прАстите», то с вероятностью в 80% я дальше читать не буду. Как мне кажется, другие солидарны с моим мнением – множество банальных грамматических ошибок в письме воспринимаются как неуважение. Ход мыслей обычно примерно такой – «Если человек не захотел тратить время на проверку своего текста, то зачем мне его читать и тратить свое?».

  • Не задавайте в e-mail вопросы, на которые можно получить ответы из открытых источников.

Тут стоит понимать, что вопрос, на который сразу можно найти ответ в Яндексе или Google, может вызвать негативную реакцию и на вопрос ответ дан не будет. Поэтому если вы заранее спрашиваете об известных вещах, то покажите, что искали ответ на свой вопрос и вам, например, нужно уточнение – «Я искал информацию в Yandex, но ….»

Соблюдение данных правил при написании e-mail позволит Вам всегда получать ответ на свое письмо.

А каких правил при написании e-mail придерживаетесь Вы?

 

 


Тебе понравилось, расскажи об этом !



Fatal error: Call to undefined function st_related_posts() in /home/extrimby/www/topmarketing.by/wp-content/themes/topm/single.php on line 48